La mejor estrategia y herramientas definitivas para gestionar tu tiempo (parte 1) - Milocha
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La mejor estrategia y herramientas definitivas para gestionar tu tiempo (parte 1)

Vamos a por el tiempo que nos falta

Sientes que te falta tiempo al acabar tu jornada? ¿Te gustaría ganarle la partida al reloj y sentir que tus días dan para mucho más?

Aquí tienes las claves para tener el control de tu vida. Vamos a romper con falsos mitos. Pondremos la mirada en nuevos hábitos. Y te daremos 3 herramientas que no pueden faltar en tu vida profesional, personal y social si quieres ser más productiv@ y dar lo mejor de ti mism@.

Antes de meternos directamente en faena, conviene decir que a veces se enfoca con cierta pereza el tema de la productividad. Como si se afrontara con reticencia y desánimo. Tal vez se deba a que asociamos ser productivos con el trabajo en sí, pero simplemente deberíamos entenderlo en términos de gestionar mejor nuestro tiempo. Que nuestra vida sea más fácil y la vivamos menos atropelladamente.

Productividad pura y dura no es más que una máquina lavavajillas pueda fregar los platos por ti, mientras tú te dedicas a leer el libro que te gusta.

También debemos entender a qué nos referimos con lo de querer más tiempo. Disponer de más tiempo en nuestros trabajos, más tiempo para nuestros amigos, más tiempo para nuestros proyectos personales… Pues bien, lamento decir que no se puede disponer de más tiempo, puesto que este es el mismo para todos y los días duran 24 horas para todo el mundo.

Sacha Baron Tiempo cartel Alicia a través del espejo

Rompiendo mitos. Nuevas ideas para ser más productivos

Es necesario desterrar falsos mitos que pudieron mantenerse en una época industrial, pero que ya han quedado obsoletos dentro del nuevo paradigma laboral y para un estilo de vida más enriquecedor.

♦ El tiempo es vida. Por eso, cuando alguien dice “no tengo tiempo” en el fondo lo que parece es no tener vida y eso no lo queremos para nosotros.

♦ En esta sociedad tan peculiar el más ocupado cree merecer un premio. A veces hasta se discute entre dos amigos por ver quién de los dos ‘tiene menos tiempo’. “Voy a tope esta semana, llego a casa todos los días a las diez de la noche”. “¡¡Qué me vas a contar, si ni siquiera puedo ver a mis hijos!”

♦ O se puede unir a la conversación la amiga ‘guay’ que nos restriegue en la cara la vida que lleva superestresada y superinteresante, como si nos debiera dar envidia. Debe de ser que si a los demás nos da tiempo a realizar todas nuestras tareas importantes en el día a día, entonces nuestra vida será insignificante. Pues yo creo que para un estilo de vida bien definido ese discurso está caduco y equivocado.

♦ Además, hablábamos de gestionar mejor nuestro tiempo y tampoco se puede gestionar mejor o peor nuestro tiempo. Lo que podemos aprender a gestionar son nuestras prioridades, las cosas que son realmente importantes para nosotros.

♦ Entender que el tiempo es un recurso y, como tal, debemos aprovecharlo para algo importante acorde a nuestros valores más intrínsecos que dotan de sentido a nuestra vida. Y no se reduce únicamente al ámbito profesional, sino también personal y social.

chica teclea ordenador mientras sostiene café con leche en su mano derecha

El problema es que la mayoría de veces nos centramos en tareas que no son nuestras prioridades, sino las prioridades de otro. Cuando realmente nos centramos en los roles que dan valor a nuestra vida lo único que podemos sentir es que se nos pase el tiempo ‘demasiado rápido’, pero esta sensación es muy diferente al desasosiego interno de pensar que necesitamos más tiempo.

Por tanto, debemos determinar para qué queremos nuestro tiempo, porque a partir de esa claridad y esa decisión empezaremos a saber cuáles son nuestras prioridades en relación a nuestros valores, objetivos, metas…

También haríamos bien en no volver a emplear la frase ‘no tengo tiempo’, ni siquiera como excusa para eludir un plan tedioso que alguien nos proponga. De esta manera mandamos mensajes erróneos a nuestro cerebro. Sería como decirnos que no tenemos vida o que no controlamos nuestra vida y esa es una energía que nos acaba minando.

5 Propuestas radicales para mejorar tu relación con el tiempo

Elabora una lista de tareas pendientes en lo personal, en lo profesional y en lo social (acciones que deberían hacerse, algo que debería estar de una manera concreta y que por algún motivo no lo está). Arreglar un grifo que gotea o terminar la base de datos de proveedores podrían ser dos ejemplos básicos.

Te saldrán de 60 a 120 tareas aproximadamente. Después mira tu lista detenidamente y vuelve a mirarla una vez más. Determina, entonces, qué es lo realmente importante de verdad en esa lista (sin engaños. Lo sumamente importante). Reduce tu lista a esas mínimas tareas tan importantes y hazlas ya o da el primer paso para realizarlas.

¿Tienes claro ya lo que debemos hacer con el resto de la lista? Exacto. Rómpela. Tírala a la basura. Y vive feliz y en paz asumiendo tu decisión. Esas tareas de la lista lo único que hacen es consumir nuestra energía. Si el grifo lleva goteando un año y no lo has solucionado asume que vas a vivir con el grifo así hasta que te jubiles y olvídate de él. Si por el contrario te molesta demasiado entra en acción y hazlo pronto.

La ley de Parkinson dice que “todo trabajo se expande hasta llegar a ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización”. Si nos proponemos acabar el trabajo para el próximo martes, lo que está claro es que no lo acabaremos antes de ese martes.

¿No resulta curioso que justo antes de irnos de vacaciones seamos capaces de dejarnos todos los asuntos cerrados? Es porque le mandamos al cerebro un mensaje inequívoco de que “esto debe estar hecho para poder irme de vacaciones”.

Pues seamos radicales una vez más. Hagamos todo en la mitad del tiempo (sobre todo las tareas rutinarias). Estrújate el coco para conseguirlo. Concéntrate en ello. Elimina distracciones. Es una de las propuestas que encontramos en el libro Coaching para el éxito‘, de la autora Talane Miedaner. No hay nada como un incentivo para activarse:

⇒ Puedes jugar a ganarle al cronómetro del móvil

⇒ O puedes ponerte de acuerdo con alguna amiga que tenga una tarea similar. Cada hora os podéis ir informando la una a la otra sobre el avance de vuestras tareas.

Nota: si en el peor de los casos no consigues hacer esa tarea en la mitad del tiempo, probablemente habrás liberado de un 45% a un 30% de tu recurso más preciado.

Reloj masculino sobre una mesa de madera y un bolígrafo negro al lado junto a gafas

Secuestradores de tiempo. Es aquello que te quita mucho y te da poco. Suelen estar en tareas rutinarias y monótonas: el correo electrónico, las redes sociales, fregar los platos, la televisión… Nos pueden dar incluso la sensación de que, por lo menos, estamos haciendo algo. Pero probablemente ese ‘algo’ no vaya a mejorar nuestra vida.

Allá donde haya algo que hagamos todos los días repetidamente debemos analizar si es un secuestrador de nuestro tiempo. Quizás no queramos desprendernos del todo de él, pero al menos seremos conscientes de ello.

Si queremos profundizar en este aspecto no podemos dejar de leer el fantástico libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva‘, de Stephen R. Covey. El autor nos enseña muy bien a priorizar y a entender el sistema de los 4 cuadrantes:

⇒ cuadrante I : tareas urgentes / importantes

⇒ cuadrante II: tareas no urgentes / importantes

⇒ cuadrante III: tareas urgentes / no importantes

⇒ cuadrante IV: tareas no urgentes / no importantes

Lo que importa más nunca debe estar a merced de lo que importa menos” – Goethe –

No es lo mismo trabajar que organizar el trabajo. Párate a pensar qué vas a hacer. Hay estudios que demuestras que por cada hora que dedicamos a organizar, ahorramos entre 3 y 4 horas en ejecución. Por eso, es importante que dediquemos 5-10 minutos al final de nuestra jornada a organizar y planificar nuestro día siguiente.

Este simple hábito nos va a permitir determinar las prioridades y no actuar por impulsos cuando nos volvamos a sentar en nuestro lugar de trabajo. Actuar por impulsos es llegar a primera hora de la mañana, sentarnos y… ¡¡abrir el Facebook!! Y volvemos a estar bajo las prioridades de nuestra prima de Cádiz, que quiere que la veamos visitando Túnez. Por tanto…

⇒ Dedica un mínimo de 30 minutos a organizar tu semana.

⇒ Determina 4-5 objetivos prioritarios que debes cumplir esa semana y lánzate a por ellos.

Dedica 5 minutos al final del día para planificar tu jornada siguiente

Recuerda que no es lo mismo estar ocupado que estar trabajando. Estar ejecutando constantemente no significa que estemos avanzando.

Mesa de trabajo oficina con bloc de notas, taza de café naranja y portátil

Evita las distracciones. Aunque no lo parezca son boicots que nos hacemos a nosotros mismos. Estamos sumidos en un proyecto y cuando lo tenemos enfilado… ¡decidimos comernos la manzana o mirar el correo electrónico! A veces no somos conscientes de lo que implican estos pequeños gestos: la dificultad de volver a retomar la misma concentración de antes es la mayor consecuencia. Consejos:

Hazte ratos a solas para ti mism@ (sin molestias de nadie de ningún tipo. Pon el teléfono en silencio durante una hora y boca abajo para no ver la pantalla iluminarse). Te sabrán a tanto estos momentos que pronto querrás ampliarlos a más tiempo.

Júntate todas las distracciones para hacerlas a la vez dentro de un mismo espacio de tiempo. Es preferible emplear 34 minutos en ir al baño, comerte la manzana y devolver la llamada a tu prima de Cádiz que estar fastidiándonos a nosotros mismos cada 40 minutos. Sería el llamado ‘Bloque de distracciones’ y al menos tendrás la sensación de que controlas tu vida y que puedes decidir libremente cuándo distraerte.

Evita las interrupciones. Son parecidas a las distracciones pero en este caso vienen de fuera y son algo externo a ti. Un teléfono que suena, un compañero que reclama tu atención en algo banal, etc. Consejos:

Elimina o minimiza las reuniones.

♦ Si no puedes hacerlo, ponlas a las 13:00 horas. La gente querrá irse a comer, durarán menos tiempo y se irá directo al grano.

♦ Que tengan orden del día (qué se va a tratar concretamente).

♦ Y lo más importante es saber que en las reuniones no se trabaja. Se habla de trabajo (acordamos aquello que vamos a hacer).

Di NO a casi todo. Nuestras agendas están repletas. Proponte tareas fáciles y asequibles que tengan cierta holgura y no sean herméticas.

Un día a la semana no quedes con nadie. Esto te dará sensación de disponer de más tiempo y de tener el control de tu vida.

Recuerda que esta es la primera parte del artículo. Pincha en el siguiente enlace si quieres acceder a la segunda parte de La mejor estrategia y herramientas definitivas para gestionar tu tiempo. En esta entrega te llevarás 3 herramientas vitales para gestionar tu tiempo y 10 hábitos que te harán sacar lo mejor de ti mismo.

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Periodista. Siempre preparado para levantar el telón y echar a volar todas las palomas o todas las milochas. Trapecista del tedio... entre bambalinas.

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