La mejor estrategia para gestionar tu tiempo
Esta es la segunda parte del artículo ‘La mejor estrategia y herramientas definitivas para gestionar tu tiempo‘. Te vas a llevar 3 herramientas vitales y 10 hábitos geniales que te harán dar lo mejor de ti mism@.
Como te habíamos adelantado, vamos a trabajar con 3 herramientas que nos ayudarán en nuestro propósito de ser más productivos. Este es uno de los buenos consejos que nos ofrece Sergio Fernández desde el ‘Instituto Pensamiento Positivo’.
♦ Agenda. Anotaremos preferiblemente nuestras tareas profesionales, aunque podemos incluir el compromiso más importante que tengamos para ese día a nivel personal y social.
⇒ Citas: anotaremos las citas y reuniones.
⇒ Fechas límite: fechas en las que debemos terminar nuestros proyectos.
⇒ Recordatorios: recordarnos a nosotros mismos algo concreto.
⇒ Proyecto Único Importante (PUM): ese que marcará la diferencia en tu día y que en caso de hacerlo mejorará tu vida profesional. Ese proyecto que estás liderando en tu semana o tu día y que es importante de verdad.
♦ Listas. Debemos crearnos listas para cosas importantes que nos permitan tener nuestra mente libre todo el rato. Si confiamos toda la información a la cabeza, estaremos constantemente con esa sensación de falta de tiempo. Ejemplos:
⇒ Lista de temas a tratar en reuniones
⇒ Lista de películas
⇒ Lista de libros
⇒ Lista de regalos que harían ilusión a mi chico (o a mi chica)
⇒ Lista de cosas que haré cuando visite a mi prima de Cádiz
⇒ Lista de-lo-que-sea
En cualquier caso, piensa que si tenemos dos listas serán pocas, pero si tenemos 70 listas ni siquiera nos acordaremos de ellas.
♦ Correo electrónico. Diferenciación de dos ideas clave que nos hará ganar muchas horas: primero clasificar el correo. Después, responder el correo.
1. Clasificar el correo: este es el primer paso. Establecer prioridades entre los correos que llegan a nuestra bandeja de entrada. La idea no es leerlos como tal, pero si leer el asunto y echarles un vistazo a vuelapluma. Entonces decidiremos qué carpeta les corresponde dependiendo de la urgencia cuando se trate de temas laborales.
• Carpetas de clasificación:
◊ Carpeta de URGENTE
◊ Carpeta de MODERADO
◊ Carpeta de NO-URGENTE
Lógicamente, si usamos nuestra dirección de correo también para asuntos personales, privados y sociales deberíamos tener otras carpetas de clasificación. Algunos ejemplos:
◊ Carpeta de PERSONAL
◊ Carpeta de SUBSCRIPCIONES
◊ Carpeta de RECIBOS-BANCO
◊ Carpeta de GRUPO-TEATRO
Una vez hemos clasificado el correo, lo lógico sería centrarnos en nuestro PUM (Proyecto Único Importante). Recordemos que es la tarea que marcará la diferencia en nuestra jornada profesional. Seguidamente podemos ir al paso 2, responder el correo (explicado más abajo).
• Carpetas de almacenaje: Sería el otro bloque de carpetas de clasificación, simplemente para archivar y guardar los correos que ya se han contestado (trabajado). Algunos ejemplos de carpetas:
◊ Carpeta de PROVEEDORES
◊ Carpeta de CLIENTES
◊ Carpeta de PUBLICIDAD-MARKETING
◊ Carpeta de OPERACIONES-PRODUCCIÓN
Nota 1: si creamos filtros y ‘damos órdenes’, muchos correos irán directamente a la carpeta asignada y ni siquiera los veremos en la bandeja de entrada. De esa manera, si tenemos asignado que abriremos la carpeta de RECIBOS-BANCO únicamente los lunes y los jueves (y ningún otro día más), no tendremos que estar archivando manualmente toda esa información, ni verla a diario en nuestra bandeja de entrada.
Nota 2: solo y excepcionalmente si la tarea de ese correo se puede llevar a cabo en 1 minuto se podría realizar en ese instante. Ejemplo: un e-mail interno de un compañero de trabajo que te hace una pregunta y que sabes la respuesta en ese momento. Puedes contestar y quitarte de encima esa tarea.
Con este procedimiento de clasificación del correo tendrás la bandeja de entrada vacía en 15-20 minutos. Es un sistema que te llevará alrededor de un mes implementarlo bien (con filtros, carpetas necesarias), según tu trabajo y necesidades, pero después te hará libre.
2. Responder el correo: este es el segundo paso, una vez hayamos clasificado el correo entrante. Nos sumergimos en la carpeta de URGENTE (recordemos que en esta carpeta deben estar los correos que sean urgentes de verdad) y solucionamos esos temas. Seguidamente abarcaremos la carpeta de MODERADO. Y por último, en todo caso, la carpeta de NO-URGENTE. Consejos prácticos:
• Una acción para cada correo: te lleve el tiempo que te lleve, realiza la acción para solventar y contestar ese e-mail. No pasemos al siguiente correo simplemente porque nos resulte más fácil llevarlo a cabo. Si la tarea es urgente (y por eso está en esa carpeta), hay que hacerla antes de pasar al segundo correo.
• Usa plantillas personalizadas cuando suelas mandar el mismo e-mail de respuesta, por ejemplo.
• Escribe correos pensando en su posible recuperación. Un mail por cada asunto-tema. No usemos un mismo correo para hablar de 5 clientes. Tampoco mezclemos diferentes temas de conversación. (Nos ayudará en un futuro cuando tengamos que hacer búsquedas de correos pasados).
• No tengas miedo a borrar. Si un correo está resuelto y/o no aporta nada bórralo y libera espacio (y energía).
10 hábitos geniales para ahorrar tiempo cada día
1. Silencio. Al levantarte, en ese ratito de silencio establece tus prioridades para ese día (si no lo hiciste la noche anterior).
• Mi prioridad en lo social: pareja, hijos, amigos, familia, comunidad, ONG’s…
• Mi prioridad en lo personal: educación y formación, salud, espiritualidad,…
• Mi prioridad en lo profesional: debería ser tu PUM (Proyecto Único Importante). Si tienes dudas sobre cuál es tu PUM, te diré que es aquello que a la mente le da pereza hacer, pero que en caso de hacerlo tu vida profesional mejora.
2. Dedica 10 minutos a planificar el día siguiente.
3. Cuando debas decidir entre tiempo y dinero opta por lo primero. El tiempo es nuestro recurso que no podemos recuperar nunca.
4. Cuando eches gasolina llena el depósito.
5. Haz varios recados juntos o por zonas.
6. Haz labores de poca envergadura en tus ratos libres. Puedes clasificarte el correo mientras esperas en el aeropuerto, por ejemplo, u organizarte tus listas.
7. Crea tus cortafuegos. Ejemplo. “Ocurra lo que ocurra, los jueves a las 20:00 h. irá a nadar” o “Ocurra lo que ocurra, los viernes terminaré a la 14:00 h.” Es una manera de mandar una orden fuerte al cerebro que acaba por cumplirse, porque no has de pensar en ello. Ya has determinado que eso ha de ocurrir.
8. Compra más calidad. Compra menos y mejor. Durará más en la mayoría de los casos, será más bonito, tardará más en pasarse de moda, lo cuidarás más y te dará muy buen rollo.
9. Haz cosas a contracorriente. Ahorrarás tiempo y dinero. No hagas la compra los viernes, no eches gasolina a las 8:00 h. de la mañana, etc.
10. Recuerda la Ley de Pareto. O ‘Ley del 80/20’. Establece que para casi todo en la vida se da esta ley. El 20% de tus clientes te dan el 80% de tus ingresos. Usamos el 20% de la ropa que tenemos en el armario en el 80% de los casos. El 20% de tu trabajo te aporta el 80% de tus resultados, etc. Timothy Ferriss lo explica de manera magistral en su libro ‘La semana laboral de 4 horas’.
Bonus track (como en los buenos discos). En un camino de 100 millas, la más importante es la primera. Esta idea proviene del libro ‘Los 88 peldaños del éxito, de Anxo Pérez. Da un paso e ignora el resto del camino. Si quieres tener un jardín bien cuidado, no pienses en arreglar el jardín, sino en regar una sola flor.
La perfección no es tener más que añadir, sino nada que eliminar». – A. De Saint-Exupéry –
Para acabar, nos quedamos con esta idea de A. De Saint-Exupéry, autor de ‘El Principito’, que él mismo supo a aplicar a su magistral obra.
Recuerda que esta es la segunda parte del artículo. Pincha en el siguiente enlace si quieres acceder a la primera parte de La mejor estrategia y herramientas definitivas para aprender a gestionar tu tiempo. Aprenderás a acabar con falsos mitos y te llevarás propuestas geniales para mejorar tu relación con el tiempo.
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